Entenda qual a melhor forma de gestão de tempo no trabalho para a sua empresa e conheça os benefícios dessa atividade

A gestão de tempo no trabalho é a principal atividade responsável pelo bom funcionamento de toda escala de produção de um negócio. Esse tipo de organização é vital para que as instituições se mantenham alinhadas com relação aos seus colaboradores e as atividades que eles exercem ali.  

Nesse sentido, uma boa gestão de tempo no trabalho é essencial para empresas de quaisquer segmentos. Os benefícios da prática não são vistos apenas na produtividade dos colaboradores, mas também evidencia-se uma melhora no bem-estar da equipe em geral.

Neste artigo, exploraremos todas as questões relacionadas ao campo de gestão de tempo no trabalho, além de apresentar dicas para uma boa gestão e firmar o papel dos diferentes setores da empresa nesse sentido. Acompanhe o texto e tenha uma ótima leitura!

O que é gestão de tempo no trabalho?

Gestão de tempo no trabalho diz respeito a atividade que organiza e monitora a distribuição de funções em razão do tempo no dia a dia do trabalhador. Essa atividade pode ser feita tanto pelo próprio colaborador, ao buscar autonomia e organização, quanto pelo empregador, ao buscar uma melhor gestão da força de trabalho da empresa.

Definir com clareza as metas a serem alcançadas e os recursos necessários para que isso aconteça também faz parte da gestão de tempo no trabalho. Isso porque a definição dos prazos de entrega devem estar acompanhados de outras informações, também relevantes para a atuação do time na totalidade.

Qual a importância de uma boa gestão de tempo no trabalho? 

A importância de uma boa gestão de tempo no trabalho se dá na medida em que, quando essa função é bem aplicada, ela acarreta o aumento do desenvolvimento profissional dos funcionários e, por consequência, aumenta também a probabilidade de sucesso da organização.

A qualidade da gestão de tempo reflete em diversas funções e setores de uma empresa. O cumprimento de prazos, a autodisciplina, priorização eficaz e até a redução do estresse estão envolvidas nessa relação. 

O líder responsável por gerir o tempo na empresa, consegue, por meio dessa tarefa, desenvolver uma visão mais estratégica com relação aos processos da organização. O monitoramento e a análise de dados provenientes da gestão de tempo no trabalho são fundamentais na construção de melhores resultados.

Uma má gestão coloca em risco toda a qualidade intelectual dos profissionais, que, caso não se organizem da melhor maneira, podem não conseguir usufruir de todos os recursos disponibilizados e, por consequência, também não conseguirão colocar em prática suas habilidades. Nesse sentido, torna-se clara a influência da gestão de tempo em todos os processos e pilares de uma empresa. 

Gestão de tempo no trabalho: Com o que as empresas devem se preocupar?

Para manter uma boa gestão de tempo no trabalho, as instituições devem estar atentas, em primeiro lugar, com relação ao equilíbrio entre a distribuição de funções, seus prazos e a vida pessoal dos colaboradores. Pois uma organização que preza pela qualidade de suas entregas, também deve prezar pelo bem-estar do funcionário.  

Outro ponto relevante é o do papel da cultura organizacional da empresa e como isso afeta os seus diversos setores. Uma empresa com uma cultura baseada em  mais modernidade e flexibilidade, por exemplo, deve possuir uma prática de gestão de tempo sem muita rigidez, com prazos de entrega maiores e funções que possam ser remanejadas com facilidade. 

Em ambos os casos é interessante que a empresa encontre colaboradores que se assemelham ao estilo de trabalho adotado pela empresa. Assim, ela não terá problemas em implementar seu modelo de gestão de tempo no trabalho. Isso facilita a integração e aumenta o nível de produção da companhia. 

Benefícios da gestão de tempo no trabalho para o seu negócio

Antes de saber como colocar em prática, é importante entender o que a gestão de tempo no trabalho tem a oferecer. Os benefícios são diversos e englobam toda a estruturação da empresa. Entenda melhor alguns benefícios a seguir: 

Melhoria na tomada de decisões

Com a organização proporcionada pela gestão de tempo no trabalho, a tomada de decisão também fica mais assertiva. As divisões de tarefas ficam mais claras e isso facilita a análise geral das funções, fazendo com que as decisões sejam mais condizentes com a realidade do momento da empresa.

Desenvolvimento de habilidades

A partir da gestão de tempo no trabalho, os funcionários, por terem suas atividades bem estabelecidas, conseguem tirar maior proveito delas. Isso porque, com escalas bem divididas e funções alocadas conforme a capacidade e necessidade de cada um, fica mais fácil para o trabalhador focar apenas no necessário para aquele período. 

Essa dedicação, proporcionada pela gestão do tempo, aumenta as chances de evolução profissional e pessoal da equipe de uma empresa.

Cumprimento de prazos

Sem dúvidas, o cumprimento de prazos é um dos principais pilares da gestão de tempo no trabalho. Quando essa gestão é bem feita, existe um equilíbrio entre o que precisa ser feito e como essa atividade será realizada, trazendo uma leveza aos processos. 

Esse arranjo faz com que os prazos sejam sempre cumpridos com maior facilidade, uma vez que o planejamento das atividades foi feito considerando diversas variáveis para entender qual o melhor dia para a entrega da função.

Otimização de recursos

Quando uma empresa se compromete a realizar uma boa gestão de tempo, ela deve analisar com veemência os recursos disponíveis. Logo, a produção da instituição tende a aumentar significativamente, uma vez que seus recursos foram bem distribuídos, juntamente a outros fatores necessários para uma boa administração do tempo de produção.

Gestão de tempo no trabalho x produtividade: entenda a relação

O nível de produtividade em uma empresa se relaciona com a gestão de tempo no trabalho na medida em que entendemos as ânsias para o bom funcionamento de qualquer instituição. 

Ao fazer uma análise minuciosa considerando o que o negócio precisa, com o que ele pode trabalhar e quanto tempo ele tem, fica claro que aquilo que será produzido, será feito com maior zelo, tendo em vista a qualidade da estruturação das funções. 

Quando o gestor realiza a gestão do tempo dos funcionários, ele consegue analisar a produtividade de cada um e até comparar com os dados de períodos anteriores. A partir disso, é possível diagnosticar e traçar novas estratégias para o aumento do rendimento da empresa.

Portanto, a gestão de tempo no trabalho é peça crucial para o aumento da produtividade e entrega dos funcionários. Isso, então, acaba por influenciar positivamente toda a cadeia produtiva do negócio.

5 dicas para uma boa gestão de tempo no trabalho para empresas

Colocar em prática pode parecer a parte mais difícil da implementação da gestão de tempo no trabalho, mas a verdade é que entender suas vantagens e passar isso para os funcionários é que pode ser mais complicado. Para facilitar ainda mais esse processo, aqui vão algumas dicas importantes para colocar a gestão de tempo no trabalho em prática: 

Estabeleça metas claras e hierarquizadas 

O primeiro passo para organizar a gestão de tempo é organizar o que precisa ser alcançado e, fazer isso por ordem de hierarquia, agiliza os processos. Entender onde se quer chegar é tão importante quanto saber qual equipe é a mais apta para atingir esse objetivo. 

Delegue responsabilidades

Não tenha medo de distribuir as funções durante o processo de gestão de tempo. O acúmulo de tarefas gera sobrecarga e inviabiliza o principal objetivo da empresa ao implementar esse tipo de gestão, o qual é de aumentar a produtividade das equipes. Delegar responsabilidades requer grande inteligência operacional, logo, essa obrigação deve ficar por conta de pessoas com cargos superiores nas empresas, como gestores e gerentes.

Evite a multitarefa

É fato que a possibilidade de um colaborador exercer mais de uma função simultaneamente é atraente para as empresas. Por outro lado, esse tipo de habilidade requer muita experiência e destreza, podendo causar confusões na organização pessoal do funcionário e no dia a dia da instituição.  Além disso, a gestão de tempo no trabalho é dificultada, visto que é mais difícil gerenciar duas ou mais funções ao mesmo tempo.

Realize reuniões periódicas

Na gestão de tempo no trabalho é crucial existirem reuniões, já determinadas, de tempos em tempos, para haver uma troca de feedbacks e expectativas entre gestores e colaboradores em geral. Esse costume permite o acompanhamento ativo das atividades e cria um espaço saudável e transparente para sanar dúvidas e debater opiniões. 

Invista em ferramentas de gestão de tempo

A tecnologia pode ser a maior aliada dos gestores em uma empresa. A desburocratização e otimização de funções é o benefício principal gerado pelas ferramentas de gestão de tempo. 

Investir em programas e softwares que organizam a rotina de trabalho dos colaboradores é um grande diferencial para as empresas. Tendo em vista que, quando essas funções são distribuídas com maior facilidade, os responsáveis por esse serviço possuem mais abertura e flexibilidade para dar atenção redobrada a outras atribuições.

O controle de ponto, quando realizado por um sistema online e integrado, é de extrema utilidade para a gestão de tempo, especialmente para as empresas que adotam um sistema de trabalho híbrido ou remoto. A facilidade no controle e a possibilidade de uma análise de dados favorece a praticidade e velocidade da gestão.

Qual é a melhor tecnologia de gestão de tempo no trabalho?

A Pontotel é a melhor plataforma de gestão de tempo e controle de ponto no trabalho. O nosso software conta com uma ampla gama de funcionalidades, como controle de horas extras, relatórios em tempo real, banco de horas e organização de escalas. 

Todas essas funcionalidades da Pontotel garantem um melhor esquema de organização e controle tanto por parte dos responsáveis pela gestão nas empresas, quanto pelos próprios colaboradores.

A marcação do ponto pode ser feita de diversas formas, como pelo celular ou tablet, computador web, e mais. O que otimiza a gestão de equipes em diferentes formatos de trabalho.

Vale ressaltar que nosso sistema também garante maior conformidade com a lei. Estamos de acordo com todos os requisitos indicados pela Portaria 671, o que garante maior confiabilidade dos dados adquiridos, processados e analisados pelo sistema. Em geral, a Pontotel propicia maior facilidade na gestão de tempo e análise de dados no ambiente de trabalho.

Qual o papel do RH na gestão de tempo no trabalho?

O setor de recursos humanos deve ser o principal apoiador na utilização eficaz do tempo, garantindo um ambiente que tem como foco a produtividade e firmando a necessidade da valorização das políticas da empresa.

O RH está presente na empresa desde o recrutamento até o monitoramento de desempenho. Com isso, por passar por cada etapa com os colaboradores, a função de gerir o tempo no trabalho torna-se mais fácil, uma vez que o profissional de RH já possui familiaridade com a rotina e habilidades do funcionário.

Conclusão

A gestão de tempo no trabalho é uma estratégia fundamental para a garantia do bom funcionamento dos processos de uma empresa. Estabelecer metas condizentes com os recursos e ajustá-las conforme as equipes é um trabalho minucioso e que a longo prazo geram incríveis avanços na produção.

É importante lembrar que a boa gestão do tempo garante tanto o sucesso profissionalmente, quanto pessoal. Isso se dá pelo aumento do foco e direcionamento durante a realização das atividades, o que garante maior flexibilidade aos colaboradores. Alinhamento e acompanhamento são fundamentos que acompanham essa questão.

Este guest post foi produzido pela Pontotel, uma empresa expert em  software de controle de ponto completo, com registro, gestão e governança na mesma plataforma, além de contribuir para o controle de jornada dos colaboradores. A Pontotel ajuda gestores e profissionais de RH a otimizar seu tempo de trabalho, diminuir gastos com processos e inserir a transformação digital no dia a dia de processos burocráticos.