Compreender a estrutura organizacional é fundamental para o sucesso e eficiência das operações de uma empresa. Nesse contexto, o organograma se destaca como ferramenta poderosa, proporcionando uma representação clara da hierarquia e interconexões dentro de uma organização.
Neste artigo, vamos explorar o conceito essencial dos organogramas, abordando seus tipos existentes e dicas para criar essas representações gráficas de maneira eficaz. Confira!
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O que é organograma?
Organograma é a representação gráfica da estrutura organizacional de uma empresa. Isto é, ele apresenta de forma visual as relações hierárquicas e funcionais entre os diferentes departamentos, unidades ou cargos que compõem a organização.
Os organogramas geralmente utilizam diferentes formas geométricas, como retângulos, círculos e linhas, para representar os diversos níveis hierárquicos e as conexões entre eles. Cada caixa ou elemento no organograma representa um cargo, unidade ou departamento, e as linhas que os conectam indicam as relações de supervisão, comunicação ou colaboração entre eles.
Essa ferramenta é útil para proporcionar uma compreensão clara da estrutura da organização, ajudando a identificar as funções e responsabilidades de cada parte e a visualizar a cadeia de comando. Organogramas são comumente utilizados por empresas para facilitar a comunicação interna, o planejamento estratégico e o entendimento da hierarquia organizacional.
Qual é o objetivo do organograma?
O organograma tem vários objetivos importantes em uma organização. Alguns dos principais incluem:
Visualização da estrutura organizacional
Como visto anteriormente, o organograma proporciona uma representação visual da hierarquia e da estrutura funcional da organização. Isso ajuda a entender a distribuição de cargos e responsabilidades dentro da empresa.
Compreensão da hierarquia
Facilita a compreensão da cadeia de comando, mostrando quem é subordinado a quem. Ou seja, o organograma ajuda a estabelecer a autoridade e as relações hierárquicas dentro da organização.
Identificação de funções e responsabilidades
Cada posição no organograma está associada a funções e responsabilidades específicas. Isto é, ajudando os funcionários a entenderem claramente suas próprias funções e as funções dos outros.
Apoio ao planejamento e tomada de decisão
O organograma é uma ferramenta útil para os gestores ao planejar estratégias e tomar decisões. Ajuda, assim, a identificar lacunas, redundâncias e áreas de melhoria na estrutura organizacional.
Facilitação da comunicação interna
Ao fornecer uma visão clara da estrutura organizacional, o organograma facilita a comunicação interna. As informações fluem mais eficientemente entre os diferentes níveis hierárquicos.
Orientação para novos colaboradores
Para novos membros da equipe, o organograma é uma ferramenta valiosa para entender rapidamente a estrutura da organização, as relações de autoridade e as linhas de comunicação.
Transparência organizacional
Por último, o organograma contribui para a transparência na organização, permitindo que os membros da equipe compreendam melhor como a empresa está organizada e como as decisões são tomadas. Em resumo, o organograma é uma ferramenta que fornece uma visão estruturada e visual da organização, promovendo:
- Compreensão;
- Comunicação eficaz;
- Apoio a atividades de planejamento e gestão.
Quais são os modelos de organograma?
Existem diversos modelos de organograma, cada um com suas vantagens e desvantagens. Dessa forma, a escolha do modelo ideal dependerá das necessidades específicas da sua organização.
Organograma hierárquico
Em primeiro lugar, temos o modelo mais tradicional, que mostra a hierarquia da empresa de forma clara e direta. Esse modelo é ideal para empresas com estrutura rígida e bem definida. Pode ser difícil de visualizar em empresas com muitos departamentos ou funcionários.
Organograma funcional
Esse modelo agrupa os departamentos por função, facilitando a comunicação e colaboração entre áreas semelhantes. Além disso, o organograma funcional é útil para empresas com foco em processos e especialização. Pode dificultar a visualização da hierarquia da empresa.
Organograma matricial
Combina os modelos hierárquico e funcional, criando uma estrutura mais flexível. Outro ponto é que ele permite que os funcionários trabalhem em diferentes projetos e equipes. Entretanto, o organograma matricial requer um alto nível de comunicação e colaboração entre os funcionários.
Organograma circular
Mostra a organização como um círculo, sem uma hierarquia clara e é ideal para empresas com culturas colaborativas e horizontais. Pode ser difícil de visualizar as relações de reporte entre os funcionários.
Organograma horizontal
Similar ao organograma hierárquico, porém organizado da esquerda para a direita, enfatizando a colaboração entre departamentos. Em outras palavras, ele é útil para empresas com estruturas menos hierárquicas. Pode ser difícil de visualizar em empresas com muitos departamentos ou funcionários.
Por fim, a escolha do modelo de organograma ideal dependerá das necessidades específicas da sua organização. É importante considerar:
- Tamanho da empresa;
- Estrutura da organização;
- Cultura da empresa;
- Objetivo.
Qual é a vantagem do organograma para o RH?
De fato, o organograma oferece várias vantagens para o departamento de Recursos Humanos (RH), contribuindo para uma gestão mais eficiente dos recursos humanos e para a melhoria da comunicação interna. Algumas das vantagens incluem:
Compreensão da estrutura organizacional
Em primeiro lugar, essa ferramenta fornece uma visão clara e visual da estrutura organizacional, o que facilita para o RH entender como os diferentes departamentos e unidades estão interconectados. Isso é crucial para o desenvolvimento de estratégias de gestão de talentos e planejamento de sucessão.
Identificação de lacunas de competências
Ao analisar o organograma, o RH pode identificar lacunas nas competências e habilidades da equipe. Isso ajuda na tomada de decisões sobre recrutamento, treinamento e desenvolvimento.
Facilitação da comunicação interna
O organograma é uma ferramenta eficaz para melhorar a comunicação interna. O RH pode utilizar essa representação visual para explicar a estrutura organizacional aos funcionários, facilitando a compreensão das linhas de comunicação e da cadeia de comando.
Apoio ao recrutamento e seleção
Ao compreender a estrutura organizacional, o RH pode recrutar candidatos com as habilidades e experiências necessárias para preencher lacunas específicas dentro da organização. Ou seja, essa ferramenta ajuda no processo de recrutamento e seleção, ajudando na definição de perfis de cargos e na identificação de candidatos alinhados.
Planejamento de sucessão
O organograma auxilia o RH na identificação de potenciais sucessores para cargos-chave. Isso é crucial para o planejamento de sucessão, garantindo que a organização tenha talentos preparados para assumir posições estratégicas no futuro.
Avaliação de desempenho e gestão de talentos
Outro ponto importante é a facilitação da avaliação de desempenho, permitindo ao RH entender como cada funcionário contribui para os objetivos da organização. Isso também é útil na gestão de talentos, ajudando a identificar e desenvolver os melhores talentos.
Adaptação a mudanças organizacionais
Quando há mudanças na estrutura organizacional, como fusões, aquisições ou reorganizações, o organograma é uma ferramenta valiosa para o RH acompanhar e comunicar essas mudanças aos funcionários.
Em resumo, o organograma é uma ferramenta essencial para o RH. Isso porque ela proporciona uma visão estruturada da organização que pode ser utilizada em várias áreas, desde o recrutamento até o desenvolvimento de talentos e a gestão eficaz da força de trabalho.
Como estruturar um organograma?
Estruturar um organograma envolve seguir alguns passos para representar de forma clara e precisa a formação organizacional da sua empresa. Confira o passo a passo para construir um organograma:
- Análise das funções;
- Identificação de lideranças;
- Oficialização.
A seguir, explicaremos cada uma das etapas detalhadamente. Acompanhe!
Análise das funções
Em primeiro lugar, é essencial que haja a compreensão do funcionamento da empresa. Isso pode ser feito através do mapeamento das áreas e atividades da organização.
Desse modo, é necessário listar as funções desempenhadas por cada colaborador e como elas impactam nos resultados da equipe e da empresa. Para realizar esse levantamento, é possível fazer um acompanhamento da rotina das equipes, incluindo entrevistas.
Identificação de lideranças
Durante esse processo, também é importante identificar as lideranças. Isto é, pontuando os responsáveis pelas estratégias e pelo direcionamento das ações. Além disso, é importante conversar com esses profissionais para entender suas responsabilidades.
Oficialização
Por último, é necessário conferir a legitimidade das informações com os gestores das equipes e o setor administrativo, garantindo que o documento condiz com a realidade da empresa. A partir de agora é possível compartilhar essa estrutura com todos os profissionais da empresa, usando estrategicamente para pensar em melhorias.
Como criar um organograma empresarial?
Para criar um organograma empresarial, você pode seguir estes passos simples:
1. Coleta de informações
Reúna informações sobre a estrutura organizacional da empresa, identificando departamentos, unidades e cargos. Tenha uma visão clara da hierarquia existente.
2. Escolha da ferramenta
Opte por uma ferramenta apropriada para criar o organograma. Pode ser um software específico de organogramas, como o Lucidchart, Microsoft Visio ou até mesmo ferramentas online gratuitas, como o draw.io. Você também pode usar programas de apresentação, como o PowerPoint ou o Google Slides.
3. Selecione o modelo de organograma
Escolha o modelo de organograma que melhor se adapta à estrutura da sua empresa. Isso pode incluir organogramas hierárquicos tradicionais, organogramas funcionais, matriciais, entre outros.
4. Inserir elementos
Comece adicionando os cargos e departamentos ao organograma. Normalmente, você começa pelos níveis mais altos da hierarquia e desce para os níveis mais baixos.
5. Conectar os elementos
Utilize linhas ou setas para conectar os diferentes elementos no organograma, indicando as relações hierárquicas. Isso ajuda na visualização da cadeia de comando.
6. Adicionar nomes e títulos
Inclua os nomes e títulos das pessoas ocupando cada cargo no organograma. Isso ajuda a identificar claramente as responsabilidades de cada posição.
7. Revisão e atualização
Revise cuidadosamente o organograma para garantir que todas as informações estejam corretas. Mantenha o organograma atualizado à medida que ocorrem mudanças na estrutura organizacional.
8. Compartilhe e distribua
Compartilhe o organograma com os membros da equipe e outros stakeholders relevantes. Certifique-se de que seja acessível e compreensível para todos.
Ao seguir esses passos, você pode criar um organograma empresarial claro e informativo que ajuda na compreensão da estrutura organizacional da sua empresa.
Conclusão
Em conclusão, um organograma é uma ferramenta essencial para representar visualmente a estrutura organizacional de uma empresa. Ao construir um organograma de forma eficaz, as organizações podem alcançar diversos benefícios, por exemplo:
- Compreensão clara da hierarquia;
- Melhoria na comunicação interna;
- Apoio ao recrutamento e seleção;
- Identificação de lacunas de competências;
- Planejamento de sucessão eficiente;
- Avaliação de desempenho e gestão de talentos mais eficazes.
Além disso, o organograma proporciona transparência organizacional e facilita adaptações a mudanças estruturais.
